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UFO报表基本操作流程

基本操作流程

*9步启动UFO，建立报表

点取安装UFO时自动生成的UFO程序组可启动UFO。

启动UFO后，首先要创建一个报表。点取“文件”菜单中的【新建】命令或点取新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。

第二步设计报表的格式

报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。可能包括以下操作：

①设置表尺寸：即设定报表的行数和列数。

②定义行高和列宽。

③画表格线。

④设置单元属性：把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定为表样单元;把需要输入数字的单元定为数值单元;把需要输入字符的单元定为字符单元。

⑤设置单元风格：设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。

⑥定义组合单元：即把几个单元作为一个使用。

⑦设置可变区：即确定可变区在表页上的位置和大小。

⑧确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。

设计好报表的格式之后，可以输入表样单元的内容，如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等。如果您需要制作一个标准的财务报表如资产负债表等，则可以利用UFO提供的财务报表模板自动生成一个标准财务报表。UFO还提供了11种套用格式，可以选择与报表要求相近的套用格式，再进行一些必要的修改即可。

第三步定义各类公式

UFO有三类公式：计算公式(单元公式)、审核公式、舍位平衡公式、公式的定义在格式状态下进行。

计算公式定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“=”就可直接定义计算公式，所以称为单元公式。

审核公式用于审核报表内或报表之间的钩稽关系是否正确，需要用“审核公式”菜单项定义。

舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原数据平衡，需要用“舍位平衡公式”菜单项定义。

第四步报表数据处理

报表格式和报表中的各类公式定义好之后，就可以录入数据并进行处理了。报表数据处理在数据状态下进行。可能包括以下操作：

①因为新建的报表只有一张表页，需要追加多个表页。

②如果报表中定义了关键字，则录入每张表页上关键字的值。

例如，录入关键字“单位名称”的值：给*9页录入“甲单位”，给第二页录入“己单位”给第三页录入“丙单位”等。

③在数值单元或字符单元中录入数据。

④如果报表中有可变区，则可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，并在可变行或可变列中录入数据。

随着数据的录入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和舍位平衡公式，则执行审核和舍位。需要的话，做报表汇总和合并报表。

第五步报表图形处理

选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、折线图、面积图、立体图。图形可随意移动;图形的标题、数据组可以按照您的要求设置。图形设置好之后可以打印输出。

第六步打印报表

可控制扣印方向，横向或纵向打印;可控制行列打印顺序;不但可以设置页眉和页脚，还可设置财务报表的页首和页尾;可缩放打印;利用打印预览可观看打印效果。

第七步退出UFO

所有操作进行完毕之后，不要忘了保存报表文件。保存后可以退出UFO系统。如果忘记保存文件，则UFO在退出前将提醒用户保存文件。

在以上步骤中，*9、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计牿式、数据处理、退出系统这些基本过程。在实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。

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